📚 業界ノート

今日の学習テーマ「三宮洋太氏に学ぶ、判断と記録が続く反社チェック体制」

実務家の視点 · · 執筆: KID

このコーナーについて

CFO・経営企画デイリーの『実務家の視点』と『IPO実務』は、ニュースではありません。経営・CFO・経営企画・ファイナンス・M&A・IPO など、企業を動かす仕事をしている人のための学習コンテンツです。毎回ひとつの学習テーマを決め、実務家が公開している記事や公的な資料を読み比べて、ルールの上でどう考え、どう工夫しているかを整理します。最後に、明日から自社で確かめることをまとめます（実務家の視点では、編集部が創作した架空のケースで知恵の使い方も練習します）。

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概要

専用ツールを導入しても、反社チェックの手間がすべて消えるわけではありません。三宮洋太氏がnoteで紹介したナウビレッジの実践では、取引先一覧に代表者名を補う作業が負担になり、検索後にも対象の同一性や記事との関連を確かめる判断が残りました。

元記事は、TPM上場に向けた体制づくりを、対象の決め方から継続運用まで具体的に伝えています。CFO・経営企画が読み取るべきなのは、導入するサービスの名前より、検索結果を誰が確認し、判断理由をどこに残し、次の確認へどうつなぐかという仕事の設計です。自社の申請と記録をたどり、担当者が代わっても説明できるかを点検する材料になります。

詳細

  • 三宮氏は、自社の状況を踏まえて取引先・株主・役員・従業員を確認対象とし、取引先の代表者名も調べる運用を整えました。
  • ツールは料金、記録の残し方、操作のしやすさを比較し、自社の取引先リストで試してから契約を切り替えています。
  • 検索で該当記事が出た場合は、同名の別人などを見分け、必要に応じて外部に相談したうえで、対応と理由を記録しています。
  • 新規取引の申請と既存先の定期確認にチェックを組み込み、規程やマニュアルも整えています。

記事の本質はここ

判断の軸は、担当者が代わっても説明できるか

編集部がこの実践から読み取る軸は、「担当者が代わっても、確認した内容と判断の理由を説明できるか」です。検索の実施だけを完了条件にすると、その結果をどう解釈したのかが担当者の頭の中に残ります。引き継ぐ側は、検索をしたという記録を見つけても、取引を進めた理由までは追えなくなるおそれがあります。

検索するだけでなく、確認して、判断して、記録するところまでが反社チェックなのだと、やってみて実感しました。

この言葉を自社で使うなら、チェック済みという表示の中身を問い直すところから始められます。検索結果、対象との関連を確認した内容、対応の結論、判断理由をたどれるかを見てみてください。検索結果が残っていることと、会社としての判断を説明できることを、別々に確認するのが有効だと考えます。

会議には、実際の申請と記録を持ち寄る

次の会議では、現行の規程だけでなく、新規取引の申請から契約までの流れと、既存先の確認記録を持ち寄ることを提案します。どの時点で管理部に情報が渡り、判断が終わる前に契約が進む余地がないかを、実際の運用に沿って確かめます。手順が文書にあるかに加え、その手順を実行できる情報が申請時にそろうかを見るためです。

その際、会社名だけで検索に進めるのか、代表者名など自社で確認対象とした情報が必要なのかを、一覧の項目と照らすとよいでしょう。必要な情報が欠けていれば、誰が補うのかまで決める必要があります。ツールの操作を速くする前に、登録する情報を集める仕事がどこにあるかを見えるようにする、という使い方です。

確認対象を増やす議論も、実際に情報を集め、更新できるかと併せて進めたいところです。自社の対象とした相手について情報が欠けたままなら、広い対象を掲げても確認は進みません。対象の決定と情報の整備を同じ議題にすることで、運用できるルールかを検討しやすくなると考えます。

検索後の迷いを、相談と記録につなぐ

検索で記事が出た場面は、運用を点検するうえで特に有用です。該当という表示だけから取引の可否を決めず、所在地や業種などを使って対象との関係を確かめる手順があるかを確認します。自社の記録に結論しか残っていなければ、何を根拠に結論へ進んだのかを残す方法を検討できます。

迷う案件については、社内で確認する範囲と、外部の専門機関へ相談する場面を事前に話し合っておくとよいでしょう。相談先の名前を挙げるだけでなく、担当者が何を整理して相談し、回答をどこへ残すかまで確かめます。保留中の案件も、担当者以外が状態を追えるようにすることが、判断を属人化させないための実務上の論点です。

これらは編集部からの点検提案です。元記事の対象範囲や相談の進め方を、そのまま自社の基準として採用するのではなく、自社の規模や取引形態に合うかを検討する材料として使います。

導入費用と、運用を続ける負担を併せて見る

ツールを比較する会議でも、料金表と機能一覧に、情報の整備や判断を担う仕事を加えて検討したいところです。自社のリストで試す際に、登録前に埋める項目、検索後に人が読む情報、判断理由の保存場所を確かめれば、実際に使い続けられるかを評価しやすくなります。検索機能が便利でも、前後の仕事を誰も引き受けられないなら、導入の検討はまだ終わっていないと考えます。

既存先の確認も、対象を抽出できるかと、次の実施時期が分かるかを併せて見ます。新規申請にチェック欄があっても、その後の確認を人の記憶に頼っていれば、継続運用は別の課題として残ります。実行日と次回の確認をつなぐ方法を、担当交代時にも引き継げる形で決めておくことを提案します。

三宮氏の記事を読む価値は、こうした設計の前後にある迷いや、導入後も人が担った作業まで確かめられる点にあります。自社の点検で空欄になった項目を持って元記事へ戻ると、採用する運用と、自社向けに変える運用を考えやすくなるはずです。

まとめ

  • 検索の実施と、判断理由を説明できる状態を分けて点検します。
  • 自社で決めた確認対象と、申請時に集まる情報を照らし合わせます。
  • 迷う案件の相談先と、結論に至る記録の残し方を決めます。
  • ツールの導入判断には、情報の整備から次回確認までの仕事を含めます。

出典

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